PADOMI: Izaicinājumi projekta organizācijā

Kāpēc projektēšanas un būvniecības projektos ir tik daudz problēmu? Projekta procesa pilnveidošana un sadarbības organizēšana kļūst par būtisku projekta efektivitātes faktoru. Ir skaidrs, ka nepieciešama projekta organizēšanas sistēma,  projekta organizēšanas noteikumi, kā arī vienota sadarbības platforma visiem projekta dalībniekiem.

Būtiska projekta vadības problēma

Spriežot pēc rezultātiem, efektivitātes, tehnoloģiju automatizācijas līmeņa un pat pēc pārvaldes sistēmas metodiķu pastāvēšanas, nākas piekrist, ka būvniecības sektorā vismazākais progress ir vadībā.  Varētu taisnoties, ka vainīga ir  projektēšanas vide, ka ik reizi saskaramies ar citādu situāciju, ik reizi radām un būvējam citādas celtnes.  Taču jebkuram projektam ir savas kopīgas iezīmes, noteikumi un likumi, ar kuriem nodarbojas Projektu vadības zinātne.  Problēma ir tāda, ka mums pietrūkst zināšanu projektu vadībā, un zināšanas dominē nevis vadīšanā, bet tehnoloģijās.  Arī universitātes ir orientētas uz būvniecības tehnoloģijām, nevis projekta vadīb

Kāpēc projektēšanas un būvniecības projektos ir tik daudz problēmu?

Projekta procesa pilnveidošana un sadarbības organizēšana kļūst par būtisku projekta efektivitātes faktoru. Ir skaidrs, ka nepieciešama projekta organizēšanas sistēma,  projekta organizēšanas noteikumi, kā arī vienota sadarbības platforma visiem projekta dalībniekiem.

Būtiska projekta vadības problēma

Spriežot pēc rezultātiem, efektivitātes, tehnoloģiju automatizācijas līmeņa un pat pēc pārvaldes sistēmas metodiķu pastāvēšanas, nākas piekrist, ka būvniecības sektorā vismazākais progress ir vadībā.  Varētu taisnoties, ka vainīga ir  projektēšanas vide, ka ik reizi saskaramies ar citādu situāciju, ik reizi radām un būvējam citādas celtnes.  Taču jebkuram projektam ir savas kopīgas iezīmes, noteikumi un likumi, ar kuriem nodarbojas Projektu vadības zinātne.  Problēma ir tāda, ka mums pietrūkst zināšanu projektu vadībā, un zināšanas dominē nevis vadīšanā, bet tehnoloģijās.  Arī universitātes ir orientētas uz būvniecības tehnoloģijām, nevis projekta vadību. Tirgū pieejamās projektu rokasgrāmatas ir vērtīgas tik daudz, cik pašam ir bijis praksē veiksmju vai neveiksmju. Mācīšanās no savām kļūdām un “vārīšanās savā sulā” reti dod vēlamo progresu. Realitāte ir tāda, ka Projektu vadība ir zinātne, kuras piedāvātās metodes un sistēmas var tikt pielietotas ne tikai ražošanā vai informācijas tehnoloģiju projektos, bet arī būvniecības projektos.

Skaidri definēti procesi

Var nosaukt daudz dažādu un svarīgu projektu vadības jomu, taču viena no svarīgākajām ir PROCESS. Realitātē mēs katru dienu saskaramies ar problēmām, kas rodas nepareiza procesa rezultātā.  Būtībā tā ir uzdevumu un/vai posmu secība, kur katrā etapā tiek sasniegts rezultāts, kas nepieciešams nākamajam posmam. Ikviena projekta organizācija ir balstīta uz redzamiem vai tikai apzinātiem procesiem, taču savstarpējo atkarību kopums padara komplicētu visu uzdevumu un posmu sistēmu. Svarīgi ir tas, kas ir un kam jābūt katra posma rezultātam, un vai definētie etapi veido nosacījumus, lai process ritētu gludi.

Spriežot pēc mūsu projektu rezultātiem, redzams, ka pastāv trūkumi mūsu likumu noteiktajos posmos.  Vai ir labāki veidi un metodes? Pasaulē ir organizācijas, kas izmanto teorētisko zināšanu un prakses kopumu. Dažu tādu pasaules organizāciju kopdarba auglis ir RIBA (Royal Institute of British Architecture) projektu izpildes metodika, posmi, kur aprakstīta katra etapa mērķis, dalībnieki un rezultāti. 

https://app.smartsheet.com/b/form?EQBCT=5b12532a2d844ec290e277ad5635ee55

Sadarbības organizēšana

Kā apgalvo “BuildingSmart”, 30% zaudējumu projektos rodas sliktas sadarbības dēļ.

Projekta dalībnieku sadarbībai, komunikācijai un informācijas apmaiņas sistēmai nepieciešams pievērst daudz lielāku uzmanību.

Vienkāršs piemērs: pieņemsim, esam saskaņojuši, kuram kas jādara, taču nav izrunāts, kad un kādā veidā tiks paziņots, ka darbs paveikts, nav saskaņots, kur un kādā formātā tiks iesniegti rezultāti. Šāds gadījums garantē virkni pārpratumu un laika kavēkļu. Vai arī otrs elementārs piemērs: arhitekts izmainījis sava projekta daļas lēmumu, taču citi projekta dalībnieki to nezina un mierīgi strādā tālāk, izmantodami veco arhitekta versiju. Droši vien skaidrs, kādi pārpratumi radīsies šādā situācijā. Projektos  ir vēl sarežģītāk, tāpēc komunikācija, informatīvā jeb, citiem vārdiem,SADARBĪBAS ORGANIZĒŠANA projektā kļūst par galveno projekta efektivitātes faktoru. Kas ir svarīgi, organizējot sadarbību projektā:

• Cilvēki, skaidri noteiktas viņu lomas un atbildība; 

• Informācijas precizitāte, apraksta, drošības un formātu noteikumi;

• Informācijas apmaiņas, komunikācijas noteikumi;

• Informācijas tehnoloģijas, kas atbalsta informācijas organizēšanu un komunikāciju.

Lietuvā BIM (Building Information Modeling) jēdziens jau tiek bieži lietots, taču vairākkārt arī atšķirīgi interpretēts. Nereti uzņēmumi vai programmatūras piegādātāji identificē BIM ar savas programmatūras izmantošanu. Diemžēl prakse rāda, ka BIM tipa programmatūras izmantošana negarantē labus rezultātus. Jo BIM ir tikai būves  informācijas sistēma, bet tā ir tikai visas sistēmas daļa, pat tikai visas informācijas sistēmas daļa. BIM vadītāji, strādājot projektos, jau saprot, ka nepietiek vienkārši strādāt ar BIM tipa arhitektūras daļas, konstrukciju un inženiersistēmu projektēšanas programmām vai ar specializētām budžeta pārvaldīšanas, būvniecības darbu plānošanas vai kontroles programmām. Par ko gan vēl ir svarīgi parūpēties?

Visu vienojošā projekta informatīvā sadarbības sistēma

Galvenā lieta, kuras mums tagad pietrūkst projektā, ir visu projekta dalībnieku sadarbības platforma, kurā visi projekta dalībnieki, ieskaitot arī netiešos projekta informācijas lietotājus, ir apvienoti kopīgā informatīvā komunikācijas sistēmā. Ar šādu projektu vadības vidi apvienojamas visas galvenās informācijas sistēmas, BIM  modeļi, faili, līgumi, akti un jebkādi citi dokumenti, komunikācijas sistēmas, lai pārvaldītu ziņojumus un uzdevumus. Mēs esam šādam mērķim paredzētu ievērojamāko tehnoloģiju pārstāvji (Trimble Connect, View Point, BIM Collab). Katrai sistēmai ir savas īpatnības un īpašās priekšrocības. Kā BIM metodikas un tehnoloģiju eksperti mēs tiecamies izvērtēt katru konkrēto situāciju (uzņēmumu, projektu) un pēc tam rekomendēt piemērotāko projekta organizēšanas informatīvo sistēmu. Aicinām ar projekta vadību saistītās personas un vadītājus apskatīties uz vienu no mūsu semināriem, kurā plašāk runājām par projekta organizēšanu un sadarbības sistēmām.

Projekta izpildes noteikumu kopums

Ikviens projekts pēc tā lieluma, sarežģītības pakāpes, dalībnieku skaita un informācijas apjoma ir unikāls, tāpēc nav vienotas receptes, kā organizēt projektu, kā organizēt informāciju un komunikāciju. Projekta izpildes noteikumu dokuments ir nepieciešams un katru reizi unikāls. Dokuments noteiks projektā izmantojamos noteikumus un  standartus. Svarīgi, lai projekta organizācijas, kas radījušas noteikumus, pēc tam pašas nepieļautu atkāpes un pie tiem pieturētos, citādi to projektu gaita visbiežāk būs neefektīva. Tāpat viens no svarīgākajiem aspektiem ir informācijas kvalitāte. Tāpēc, lai  izveidotu BIM informācijas sistēmu, kurai var uzticēties, mums jāzina informācijas prasības (kad un cik detalizētai informācijai jābūt) – tas ir īpaši aktuāls jautājums, jo tieši informācijas kvalitāte ir izaicinājums daudzos Lietuvas BIM projektos.

Pasūtītāja loma

Par projekta organizāciju vispirms būtu jāparūpējas pasūtītājam vai viņa projekta vadītājam, kuram arī jāorganizē vienotu informatīvo komunikācijas sistēmu, kuras rezultātus pēc tam pats izmantos. Ārzemēs bieži ar šo uzdevumu nodarbojas ģenerāluzņēmumi vai atsevišķi projekta vadības uzņēmumi.  SIA BIM Solutions speciālisti ir gatavi palīdzēt saprast projekta organizēšanas īpatnības un, ja nepieciešams, varam kopā darboties pirmajos projektos, kur informācijas tehnoloģijas tiek pielietotas, izveidojot projekta informatīvo sistēmu.